LOTe-C – Library automation and e-collection

Apa Itu LOTe-C?

LOTeC adalah sekumpulan script program yang didesain sesuai dengan kebutuhan pengelolaan perpustakaan secara lengkap, terintegrasi, dan mudah dan memberikan manfaat antara lain:

1. Pengolahan bahan pustaka (buku, skripsi, thesis dan disertasi, majalah dan jurnal), data anggota, koleksi digital, dan pembuatan surat pernyataan bebas pinjaman pustaka.
2. Layanan peminjaman jauh lebih cepat dan pengaturan hari libur yang bisa disesuaikan
3. Layanan pengembalian akurat dengan penghitungan denda keterlambatan.
4. Pengembalian dan perpanjangan pinjaman bisa dilakukan melalui buku dan bisa melalui anggota.
5. Layanan penelusuran koleksi perpustakaan dengan dua jenis pencarian : basic dan advance. Berbagai kombinasi penelusuran dapat dilakukan agar pencarian semakin spesifik dengan tampilan hasil berbentuk katalog dan memberikan auto link untuk koleksi yang memiliki berkas digital untuk di-download.
6. Menerima masukan dari pengguna melalui kotak saran dan forum polling.
7. Pembuatan laporan statistik koleksi, kunjungan, sirkulasi, dan keadaan keuangan.

Antar-muka LOTe-C

Antarmuka (interface) lotec berbentuk web application. Sehingga penggunaannya tidak membutuhkan aplikasi yang besar. Anda cukup menggunakan browser seperti Internet Explorer, Mozilla Firefox (direkomendasikan), Opera, dan sebagainya. Bagi mereka yang telah terbiasa surfing di internet, maka penggunaan LOTe-C menjadi sangat familiar. Keuntungan lainnya, aplikasi berjalan lebih cepat. Cepat atau tidaknya aplikasi ini hanya bergantung pada kualitas jaringan dan server dimana aplikasi ini dipasang.

LOTe-C Work flow & feature

Alur kerja operasional pada perpustakaan menjadi sangat mudah dan tepat guna dengan dibaginya LOTeC menjadi empat modul utama beserta fitur-fiturnya, yaitu:

a. Modul Administrator    : Manajerial sistem secara keseluruhan

-      Statistik sistem

-      Pengaturan identitas institusi perpustakaan

-      Pendataan nama departemen

-      Pendataan nama operator/petugas perpustakaan beserta bidang kerjanya

-      Pengaturan jenis koleksi

-      Pengaturan asal koleksi atau sumbangan

-      Pengaturan jenis anggota

-      Pengaturan layanan sirkulasi (jumlan dan masa pinjam)

-      Pengaturan hari libur selama tiga tahun

-      Pengaturan tampilan halaman depan yang berisi resensi pekanan

-      Membalas kotak saran

-      Mengatur polling

-      Menghapus database

a. Modul Sirkulasi                        : Manajemen sirkulasi

-      Statistik sirkulasi

-      Peminjaman buku

Dalam peminjaman buku, aplikasi ini menggunakan alur sebagai berikut:

1. Masukkan kode anggota
2. Jika kode anggota tidak dikenal, aplikasi tidak akan melanjutkan ke proses berikutnya (diulang) sampai kode anggota dikenal
3. Jika kode anggota dikenal, dicek terlebih dahulu status keanggotaannya. Jika terblokir atau masa berlaku habis, tidak bisa melakukan peminjaman.
4. Aplikasi akan menampilkan form untuk memasukkan kode buku, petugas bisa memasukkannya menggunakan barcode reader.
5. Program juga akan mengecek validitas kode buku tersebut, apakah terdaftar dalam database?
6. Program juga mengecek status buku, apakah sedang dipinjam atau dalam kondisi tidak baik?
7. Selain itu, program akan mengecek judul buku. Jika ternyata judul buku tersebut sama dengan judul buku yang sedang dipinjam (jika ada), maka tidak bisa meminjam (dengan kata lain, tidak diperkenankan satu orang meminjam buku dengan judul dan pengarang yang sama),
8. Program kemudian menghitung tanggal pengembalian buku sesuai dengan lama peminjaman dan memperhatikan hari-hari libur yang tercatat. Karena hari libur tidak dijadikan perhitungan dalam lama peminjaman dan keterlambatan pengembalian.
9. Cek out dilakukan untuk meyakinkan petugas dengan apa yang tengah mereka lakukan.

-      Pengembalian dan perpanjangan koleksi.

Pengembalian bisa melalui kode buku, bisa juga melalui kode anggota. Jika pengembalian melalui buku, operator cukup memasukkan kode buku (menggunakan barcode reader), dan langsung bisa dikembalikan tanpa perlu mengetahui siapa peminjamnya. Jika pengembalian melalui anggota, operator cukup memasukkan kode anggota. Kemudian pada daftar yang ditampilkan, pilih buku yang akan dikembalikan.

-      Pengecekan kartu kendali sirkulasi

Hal ini berguna untuk melihat data peminjam dan data pengembalian koleksi.

-      Pemblokiran anggota

Pemblokiran dilakukan jika anggota melanggar tata tertib atau alasan lainnya, seperti telah lulus. Opsi ini juga digunakan untuk ‘membuka’ status blokir seorang anggota.

-      Surat menyurat.

Pembuatan surat pengantar dan surat keterangan bebas pinjaman pustaka. Jika masih memiliki pinjaman maka anggota tidak bisa dibuatkan keterangan bebas pinjaman pustaka. Pembuatan surat dilakukan secara otomatis oleh sistem, meliputi format dan nomor surat. Anda cukup mengatur pemberian nomor suratnya saja. Kemudian, surat di-‘ciptakan’ dalam format PDF Document yang bisa disimpan dan dicetak untuk diberi tanda tangan dan stempel.

-      Hutang denda

Untuk melihat dan membayar hutang denda anggota yang terlambat mengembalikan dan belum atau tidak membayar lunas denda-nya.

-      Statistik sirkulasi, meliputi status dan rekaman sirkulasi

-      Keterlambatan pengembalian pinjaman

-      Statistik kunjungan. Data diambil dari absensi pengunjung (anggota)

b. Pengolahan     : Menangani pengolahan data pustaka

-      Statistik pengolahan

-      Pengolahan data buku yang meliputi: input, edit, hapus, dan penambahan jumlah eksemplar.

-      Proses tersebut dilakukan dengan jalan yang cepat, karena diberikan dalam ‘row action’.

Yang menguntungkan adalah jika data buku yang akan diinput sudah ada, berarti operator hanya perlu menambahkan jumlah eksemplar buku dengan cara memasukkan nomor register buku tanpa perlu menginput ulang.

-      Pengolahan data majalah

Pembuatan profil perpustakaan sebagai laporan

a. Layanan Umum            : Meliputi OPAC

Yang dimaksud dengan layanan umum adalah layanan yang bisa digunakan tanpa melalui petugas. Atau, pengunjung perpustakaan bisa langsung mengakses halaman atau layanan tersebut. Oleh karena itu, halaman layanan umum diletakkan di halaman awal dari LOTeC. Berikut ini adalah sepenggal halaman depan LOTeC.

Bagian menu terletak pada sebelah kanan, yang meliputi penelusuran dan layanan anggota. Sebelah kanan ditampilkan resensi buku untuk satu pekan. Pengaturan resensi buku dilakukan oleh bagian pengolahan. Jadi, pada layanan umum LOTeC, pengguna bisa melakukan:

• Penelusuran koleksi buku dan pendownload-an koleksi yang memiliki berkas digital
• Mengirimkan saran dan berpartisipasi dalam polling
• Pengecekan tanggungan/pinjaman buku pada perpustakaan

Untuk pencarian, LOTe-C menggunakan dua metode pencarian. Basic dan Advance search. Basic search adalah pencarian yang tidak memerlukan penambahan pengaturan lainnya (opsional). Sehingga user hanya perlu memasukkan kata kunci atau sepenggal kata kunci yang diingat. Kata kunci tersebut bisa berupa nama pengarang, judul, atau subjek buku yang akan dicari.

Basic Search adalah layanan pencarian dasar, tidak memerlukan parameter spesifik tentang kategori yang cari. Jika tidak kata kunci tersebut dipisah berdasarkan tanda koma atau spasi. Cara menggunakannya, klik menu Basic Search. Masukkan kata kunci yang terkait dengan buku tersebut. Terkait yang dimaksudkan di sini adalah judul-nya, pengarang-nya, atau subjek-nya. Sehingga sistem akan mencari koleksi (yang dipih pada pangkalan data) yang memiliki judul atau pengarang atau subjek dengan penggalan kata seperti yang tertulis pada kotak yang Anda masukkan. Kata kunci yang Anda masukkan, bisa dipisahkan dengan tanda spasi atau koma. Tanda koma berarti logika ‘OR’ sedangkan tanda spasi berarti logika ‘AND’.

Sebagai contoh, kata kunci yang dimasukkan adalah ‘pendidikan anak’ maka operator logika yang digunakan adalah ‘(pendidikan AND anak)’. Maksud dari operator logika ini adalah menyeleksi koleksi dengan judul (atau subjek, atau pengarang) yang mengandung kata ‘pendidikan’ dan ‘anak’. Jika kata kunci yang dimasukkan ‘pendidikan,anak’ maka operator logika yang digunakan adalah ‘(pendidikan OR anak)’, Maksud dari operator logika ini adalah menyeleksi koleksi dengan judul (atau subjek, atau pengarang) yang mengandung kata ‘pendidikan’ atau ‘anak’.

Bagaimana jika kata kunci yang dimasukkan merupakan kombinasi dari keduanya, contoh : ‘pendidikan anak,islam’. Operator logika yang dihasilkan dari kata kunci ini adalah ‘(pendidikan AND anak) OR (islam)’. Maksud dari operator logika ini adalah menyeleksi koleksi dengan judul (atau subjek, atau pengarang) yang mengandung kata ‘pendidikan’ dan ‘anak’ atau bisa juga hanya ‘islam’.

Contoh:
Judul koleksi yang dicari “Filsafat pendidikan Islam oleh Arifin”.

Misal hanya yang diketahui judul saja, maka Anda cukup menuliskan (tanpa tanda petik):

“Pendidikan filsafat islam”

Hasil pencarian akan menampilkan semua koleksi dengan judul, atau subjek, atau penulis yang mengandung kata pendidikan, filsafat, dan islam. Jika pencarian menggunakan pemisah koma, seperti

“Pendidikan,filsafat,islam”

Anda bagaikan melakukan tiga kali pencarian dalam satu kali pencarian. Karena LOTe-C menerjemahkan pemisah tersebut sebagai pencarian koleksi yang memiliki kata-kata pendidikan, atau filsafat, atau islam. Untuk melakukan pencarian yang lebih spesifik, gunakan pencarian lanjutan (advance search).

Klik pada salah satu judul untuk melihat detail koleksi (katalog). Jika terdapat berkas digital pada koleksi yang dimaksud, LOTe-C secara otomatis memberikan hyperlink untuk mengunduh berkas tersebut (dengan mengisi formulir terlebih dahulu).

Kemudian klik tombol Go! Jika terdapat koleksi yang Anda maksud pada kata kunci, LOTe-C akan menampilkan hasil berupa nomor urut pencarian (berdasarkan alfabet), judul, pengarang, penerbit, dan abstrak (jika ada).

Untuk melakukan pencarian lebih spesifik, pengguna bisa menggunakan fasilitas Advance search. Pada Advance search, pengguna bisa mengatur dan mengkombinasikan parameter pencarian sehingga hasil yang ditampilkan lebih spesifik. Pengguna juga dapat memilih pangkalan data yang ingin dicari.

Pada Advance search Anda bisa mengatur kategori pencarian. Cara menggunakannya, klik menu Advance Search. Anda diberikan tiga kata kunci pencarian dan masing-masing kata kunci memiliki kategori bisa berupa Pengarang, DDC, judul, subjek dan ISBN. Ketiga kata kunci tersebut bisa digabungkan dengan operator-operator sebagai berikut:

DAN ATAU (OR)

Dengan operator ini, Anda menyaring koleksi dengan kata kunci yang digabung dengan operator OR. Artinya, katakunci-nya adalah bisa salah satu atau semuanya. Sebagai contoh, Anda memasukkan kata kunci ‘Pendidikan’ DAN ATAU ‘Anak’ dengan kategori judul. Artinya, Anda mencari koleksi yang memiliki judul ‘Pendidikan’ atau ‘Anak’ atau (‘Pendidikan’ dan ‘Anak’) (e.g. Pendidikan Anak dalam Islam).

DAN (AND)

Dengan operator ini, Anda menyaring koleksi dengan kata kunci yang digabung dengan operator AND. Artinya, katakunci-nya adalah semuanya. Sebagai contoh, Anda memasukkan kata kucni ‘Pendidikan’ DAN ‘Anak’ dengan kategori judul. Artinya, Anda melakukan pencarian koleksi yang memiliki kata ‘Pendidikan’ dan ‘Anak’ dalam judulnya. Jadi, bukan ‘Pendidikan’ saja, juga bukan ‘Anak’ saja.

ATAU (XOR)

Dengan operator ini, Anda menyaring koleksi dengan kata kunci yang digabung dengan operator XOR (exclusive OR). Artinya, katakunci-nya adalah salah satu atau tidak semuanya. Sebagai contoh, Anda memasukkan kata kunci ‘Pendidikan’ ATAU ‘Anak’ dengan kategori judul. Artinya, Anda mencari koleksi yang memiliki judul ‘Pendidikan’ saja atau ‘Anak’ saja tidak boleh mengandung kedua kata tersebut. Jadi, buku dengan judul ‘Pendidikan Anak dalam Islam’ tidak akan ditampilkan dalam hasil pencarian.

BUKAN (NOT)

Dengan operator ini, Anda menyaring koleksi dengan kata kunci yang digabung dengan operator NOT. Artinya, katakunci-nya adalah kata kunci di depannya, tetapi bukan kata kunci setelah kata NOT. Sebagai contoh kata kunci yang dimasukkan ‘Pendidikan’ BUKAN ‘Anak’ dengan kategori Judul. Artinya, Anda mencari koleksi dengan judul yang mengandung kata ‘Pendidikan’ tetapi tidak mengandung kata ‘Anak’.

Penting!!

Untuk bisa mengakses salah satu dari keempat modul di atas pengguna yang membuka LOTeC dari komputer lain, harus memasukkan username dan password. Masing-masing username memiliki password dan hak akses terhadap modul yang berbeda-beda. Jadi, menjamin keamanan sistem dari orang-orang yang tidak memiliki hak memasuki modul tertentu.

Nilai Tambah untuk Perpustakaan

Dengan memiliki LOTeC sebagai alat bantu operasional perpustakaan, maka perpustakaan tersebut memungkinkan untuk melakukan efisiensi pekerjaan mencapai 80%, karena:

1. Frekuensi pelayanan meningkat
2. Petugas perpustakaan bekerja lebih mudah
3. LOTeC bisa menghasilkan profil koleksi, keterlambatan, dan statistik kunjungan sebagai bahan evaluasi peningkatan kualitas layanan
4. Waktu pengolahan dan operasional menjadi lebih cepat
5. LOTeC bisa dikembangkan oleh pihak perpustakaan sesuai dengan kebutuhan

Penggunaan teknologi informasi pada Perpustakaan Anda tentunya menjadi daya tarik atau nilai tambah yang melekat pada perpustakaan Anda. Sebelum perpustakaan lain mempromosikan institusinya dengan melekatkan LOTeC sebagai salah satu keunggulan mereka, segeralah menginvestasikan LOTeC sebagai nilai tambah bagi institusi Anda.

Mengapa Memilih LOTe-C?

Sebenarnya, alasan utama mengapa memilih LOTeC  adalah karena LOTeC bersifat open source, sehingga sangat mudah melakukan kustomisasi sesuai kebutuhan. Perlengkapan standar sudah dimiliki oleh LOTeC. Kemudian, beberapa alasan lain yang bisa menjawab pertanyaan ini adalah:

1. LOTeC adalah seperangkat instruksi yang telah disusun secara lengkap, terintegrasi, dan optimal. Sangat mudah dalam instalasi, pengoperasian dan pemeliharaan. Bahkan sampai peng-update-an.
2. Hanya membutuhkan jaringan local, tidak membutuhkan koneksi internet.
3. LOTeC dapat dikembangkan dan disesuaikan dengan kebutuhan perpustakaan.
4. Pengembangan LOTeC hanya membutuhkan aplikasi notepad atau cukup dengan text editor sederhana buatan Anda sendiri.
5. Fasilitas upgrade server apache, mysql, dan phpMyAdmin tersedia di internet secara gratis.
6. Kemudahan fasilitas backup database melalui phpMyAdmin.
7. Server bisa berjalan pada kondisi minimal (Pentium II, 128 MB SDR, 30 GB HDD)
8. LOTeC menggunakan MySQL Database Server, yang:

-         Dapat menangani sampai 70 juta record per tabel.

-         Gratis, legal, stabil, dan paling banyak digunakan di internet

1. LOTeC menggunakan Apache Web Server, yang:

-         Dapat menangani ratusan permintaan/request pada waktu bersamaan.

-         Gratis, legal, stabil, dan paling banyak digunakan di internet

1. Sangat memungkinkan dimiliki perpustakaan on-line di internet, mudah.

Investasi

1. a. Paket Lengkap

Paket lengkap yang kami tawarkan adalah paket investasi yang terdiri dari:

-         Program LOTeC lengkap dengan struktur database–nya (ready to use)

-         Software pendukung

-         Manual hand book

-         Konversi database Anda ke MySQL (jika sudah ada)

-         Instalasi dan Pelatihan/Workshop (free charge, tidak termasuk akomodasi selama 2 hari)

-         Jaminan perawatan sistem selama 1 tahun

Anda hanya perlu menginvestasikan sebesar : Rp 10.000.000,00* (Sepuluh juta rupiah)

1. b. Paket Hemat

Paket hemat yang kami tawarkan adalah paket investasi yang terdiri dari:

-     Program LOTeC lengkap dengan struktur database–nya (ready to use)

-     Software pendukung

-     Manual hand book

-     Konversi database Anda ke MySQL (jika sudah ada)

Anda hanya perlu menginvestasikan sebesar : Rp 7.500.000,00* (Tujuh juta lima ratus ribu rupiah)

*Tidak termasuk PPN 10%

Kustomisasi

Kami menerima kustomisasi atau penyesuaian tampilan, menu, dan proses sesuai dengan keadaan perpustakaan Anda. Yang kami sampaikan di sini adalah dalam kondisi standar, sehingga bisa ditambahkan atau dikurangkan. Dalam hal ini, kami memberikan biaya nol rupiah alias FREE CHARGE untuk melakukan kustomisasi. Hanya saja, semakin rumit dan banyak kustomisasi yang dilakukan, maka akan semakin lama selesainya. Sementara, untuk yang mudah (dan tidak banyak), dapat kami selesaikan kurang dari dua pekan.

Syarat dan Ketentuan:

Untuk melakukan kustomisasi, pembeli harus sudah membayar sebesar 50% dari harga yang disepakati, termasuk pajak. Sisanya dibayarkan setelah program selesai dibuat.

Reseller

Pembeli yang sudah menerapkan sistem kami, dapat menjual kembali kepada pihak lain dengan harga tidak mengikat, atau diserahkan kepada pembeli. Harga kami kepada Anda adalah sesuai dengan yang tertera pada penawaran ini. Sementara harga yang Anda berikan kepada orang lain, kami tidak perlu mengetahui.

Cara Pemesanan

Untuk memesan, hubungi :

CV. DATA COMPUTINDO

Jl. Penancangan No. 2 Serang – Banten (Depan Stadion Ciceri Serang)

CP. Khaeroni (081806025950)

e-mail : onny_11_49@yahoo.com

Untuk informasi lengkap silahkan mendownload dokumennya di sini

POS – Point of  sales

Program untuk memenej keadaan barang-barang di toko Anda dan sekaligus melakukan transaksi penjualan di kasir. User friendly dengan fitur yang cukup lengkap.

Harga : Rp 1.500.000,00

Info lengkap : e-mail : onny_11_49@yahoo.com